Vier europäische Märkte. Mehrere Systeme. Eine Betriebsschicht.

Bredent Medical betrieb vier EU-Märkte auf getrennten Systemen. Aufträge von Hand erfasst, keine gemeinsame Sicht.

Kunde: Bredent Medical
Branche: Gesundheitswesen, Vertriebsbetrieb

60 %weniger manuelle Erfassung

Wachstumsziel

Vier europäische Märkte wie einen Vertriebsbetrieb führen, wobei jeder Markt seine lokalen Systeme behält.

Betriebliche Einschränkung

Bestellungen, Lageraktivitäten und Reporting mussten in jedem Markt manuell zwischen getrennten Systemen koordiniert werden.

Messbares Ergebnis

60% weniger manuelle Eingaben und erstmals ein aktueller Betriebsblick über alle vier Märkte.

Wir haben vier Märkte auf Systemen betrieben, die nicht miteinander sprachen. SIEL hat sie verbunden, ohne etwas zu ersetzen, und zum ersten Mal sehen wir alle vier in einer Ansicht. Die Prognose kam obendrauf.

Florian Obadan, Regional Director, Bredent Medical

Die ausführliche Beschreibung

Ausgangslage: Vier Märkte, jeder auf eigenen Systemen. Bestellungen wurden per Hand erfasst, und niemand hatte einen Gesamtüberblick über Bestand, Aufträge und Reporting der Gruppe.
System: Eine Integrationsschicht, die Dynamics 365 und die Altsysteme verbindet, darauf aufbauend KI-gestützte Bedarfsprognosen auf den zusammengeführten Daten.
Kontrollen: Jeder Integrationsschritt wird protokolliert. Prognosen sind Vorschläge, die Planer prüfen, keine Aufträge, die sich selbst auslösen.
Ergebnis: Manuelle Eingaben um 60% reduziert. Ein aktueller Vertriebsblick über die vier Märkte und eine Möglichkeit, weitere Märkte anzubinden, ohne deren Systeme zu ersetzen.

Im Detail

Vier Märkte, ein Wachstumsziel

Bredent Medical sah klares Wachstumspotenzial in Europa. Der Plan war einfach zu formulieren und schwer umzusetzen. Vier Länder sollten wie eine gemeinsame Vertriebsorganisation arbeiten, während jede Landesgesellschaft die gewohnten lokalen Systeme behielt. Wachstum bedeutete mehr Bestellungen, mehr Bestandsbewegungen und höhere Erwartungen von Kliniken und Distributoren. Das Management wollte schneller auf Preise, Bestände und Produkteinführungen reagieren. Dafür brauchten sie einen Steuerungsblick, der sich über alle vier Märkte und bis in die Systeme der täglichen Arbeit erstreckte. Der Anspruch war regional, die Werkzeuge waren lokal. In dieser Lücke entstand Reibung.

In jedem Land tat das Team, was möglich war. Bestellungen wurden aufgenommen, Bestände geprüft und Lieferungen organisiert. Berichte wurden zusammengestellt und Updates geteilt. Die Arbeit hielt die Kunden lieferfähig, beruhte aber darauf, dass Menschen Informationen manuell zusammenfügten. Jeder zusätzliche Kunde und jedes neue Produkt bedeutete mehr Abstimmung. Das war die Grenze, an die das Unternehmen zuerst stoßen würde. Um mehr Nachfrage zu bedienen, ohne ständig Brände zu löschen, brauchte Bredent Medical eine Möglichkeit, seine bestehenden Systeme zu betreiben, als wären sie eine gemeinsame Plattform und nicht vier getrennte.

Manuelle Abstimmung als betriebliche Grenze

Die betriebliche Einschränkung zeigte sich in alltäglichen Aufgaben. Jeder Markt arbeitete mit eigenen Systemen und eigenen Arten, Bestellungen, Bestände und Lieferungen zu erfassen. Dynamics 365 war ein Baustein, daneben liefen Altsysteme, die stabil und vertraut, aber isoliert waren. Es gab keinen Ort, an dem jemand gleichzeitig aktuelle Bestände, offene Bestellungen und Lageraktivität über alle vier Märkte sehen konnte. Wenn sich die Kundennachfrage in einem Land änderte, bemerkten Planer in einem anderen Land die Auswirkung oft erst, wenn sie sie als Engpass oder Eilauftrag traf. Das Geschäft war darauf angewiesen, dass Menschen Muster über getrennte Sichten hinweg erkannten.

Bestellungen wurden häufig per Hand erfasst. Mitarbeitende tippten Daten von einem System in ein anderes, damit Lager handeln und Berichte erstellt werden konnten. Lagerteams warteten auf E-Mails oder Tabellen. Vertriebsverantwortliche warteten auf Wochen- oder Monatsberichte. Jede Änderung an einer Produktlinie oder einer Aktion erhöhte den manuellen Aufwand, um Systeme im Gleichlauf zu halten. Das Ergebnis war ein Betrieb, der funktionierte, aber nur, indem er sich stark auf erfahrene Mitarbeitende stützte, die wussten, wie man Abweichungen Markt für Markt ausgleicht. Diese Erfahrung war wertvoll, ließ sich aber nicht vervielfältigen, um mehr Volumen zu tragen.

Bestehende Systeme zu einer Betriebsschicht verbinden

Bredent Medical brauchte mehr Kapazität, ohne funktionierende Systeme auszutauschen. Die Aufgabe von SIEL AI war, diese Systeme so zu verbinden, dass sie wie ein gemeinsamer Betrieb agieren konnten. Der erste Schritt war eine Integrationsschicht, die Dynamics 365 mit den Altsystemen in jedem Markt verband. Diese Schicht wurde zum Ort, an dem Bestellungen, Bestandsbewegungen und andere Schlüsseldaten ausgetauscht und abgeglichen wurden. Statt Informationen abzutippen, übernahm die Integration die Datenbewegung zwischen den Systemen. Lokale Anwendungen blieben bestehen, waren aber nicht länger Inseln. Sie wurden Teil eines übergreifenden Netzwerks, das abbildete, wie die Vertriebsorganisation funktionieren sollte.

Sobald die Integrationsschicht ein verlässliches Bild der Aktivitäten über alle vier Märkte hielt, nutzten SIEL und Bredent Medical diese gebündelten Daten für bessere Planung. Auf Basis der verbundenen Systeme ergänzte SIEL eine KI-gestützte Bedarfsprognose. Das Prognosesystem verarbeitete kombinierte Historie und aktuelle Signale aus allen Märkten. Es erzeugte Vorschläge für Bedarfspläne, die das Verhalten über Märkte hinweg abbildeten statt vier getrennter Schätzungen. Damit konnten Planer vorgeschlagene Bestellmengen sehen, die Trends und Saisonalität in der Region bereits einbezogen. Die KI übernahm die Mustererkennung, die Planer konzentrierten sich auf die Entscheidungen, die menschliches Urteil erforderten.

Menschen behalten die Kontrolle über den verbundenen Betrieb

Für Bredent Medical war Kontrolle genauso wichtig wie Automatisierung. Das Unternehmen musste verstehen, was das integrierte System tat, und Entscheidungen mit Auswirkung auf Kunden und Bestände in Menschenhand behalten. Jeder Integrationsschritt in der neuen Betriebsschicht wird protokolliert. Wenn Daten von einem Altsystem in Dynamics 365 oder eine andere Anwendung überführt werden, wird diese Bewegung aufgezeichnet. Wenn ein Wert transformiert oder anders geroutet wird, zeigen die Integrationsprotokolle, was sich geändert hat und aus welchem Grund. So entsteht eine Prüfkette, die Betriebs- und IT-Teams nachvollziehen können. Wenn jemand in einem Bericht eine unerwartete Zahl sieht, lässt sie sich über alle vier Märkte hinweg bis zu den Schritten zurückverfolgen, die sie erzeugt haben.

Die KI-Bedarfsprognosen sind Vorschläge, keine automatisch ausgelösten Bestellungen. Das System generiert Bedarfsvorschläge und stellt sie den Planern zur Prüfung bereit. Ein Planer kann einen Vorschlag auf Basis von lokalen Kenntnissen, Lieferanteneinschränkungen oder anstehenden Aktionen annehmen, anpassen oder ablehnen. Die KI umgeht keine menschliche Freigabe, sie unterstützt sie. Diese Struktur hält das Unternehmen in der Steuerung von Beständen und Servicegraden. Gleichzeitig erleichtert sie die Weiterentwicklung der KI-Modelle, weil klare Rückmeldungen der Planer zu sinnvollen und weniger sinnvollen Vorschlägen vorliegen. Das Unternehmen gewinnt die Geschwindigkeit maschineller Prognosen, ohne die Hoheit über Entscheidungen abzugeben.

Regionaler Überblick und Spielraum für weiteres Wachstum

Das Ergebnis ist ein Vertrieb, der mehr Nachfrage mit weniger Reibung bedienen kann. Manuelle Erfassung ist um 60 Prozent gesunken. Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit dem Eintippen von Bestellungen in mehrere Systeme und mehr Zeit mit Kundenanfragen und Ausnahmen. Erstmals verfügt Bredent Medical über einen Echtzeitblick auf den Betrieb in allen vier europäischen Märkten. Die Führung sieht aktuelle Bestände, offene Bestellungen und Lageraktivitäten an einem Ort statt aus getrennten Berichten zusammensetzen zu müssen. Das unterstützt schnellere, fundiertere Entscheidungen dazu, wo Bestände liegen, wie Produkteinführungen unterstützt und wann Anpassungen an Nachfrageschwankungen vorgenommen werden.

Die verbundene Betriebsschicht verändert auch, wie das Unternehmen über Wachstum nachdenkt. Wenn Bredent Medical einen neuen Markt in Betracht zieht, muss dieser nicht zuerst auf ein einheitliches, globales System umgestellt werden, bevor er zum regionalen Bild beitragen kann. Die Integrationsschicht bietet eine Möglichkeit, ein weiteres Set lokaler Systeme an den bestehenden Betrieb anzubinden. So bleibt lokale Flexibilität erhalten, während die Koordination auf regionaler Ebene erweitert wird. Für ein ähnlich aufgestelltes Unternehmen ist die Botschaft klar: Sie können in weitere Märkte wachsen und mehr Volumen bewältigen, indem Sie die Systeme verbinden, die Sie bereits betreiben, und dort Intelligenz ergänzen, wo sie echte Entscheidungen unterstützt, statt alles auf einmal zu ersetzen.

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