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Von der Rechnung über Bestellung und Wareneingang zur Zahlung.
Ein führender Getränkehersteller, versunken in manuellem Rechnungsabgleich, Papierspuren und Fehlern im Wareneingang.
- Kunde
- Ein Getränkehersteller
- Branche
- Fertigung, Finanzbetrieb
Wachstumsziel
Ein wachsendes Rechnungsvolumen bewältigen, ohne zusätzliches Personal für Abgleich und Wareneingang.
Betriebliche Einschränkung
Jede Rechnung wurde manuell gegen Bestellungen geprüft, mit Papierablage und Erfassungsfehlern im Lager, die Nacharbeit auslösten.
Messbares Ergebnis
Durchlaufzeit von drei Tagen auf 15 Minuten verkürzt, mit 94% automatisch abgeglichenen Rechnungen.
Die ausführliche Beschreibung
- Ausgangslage
- Im Schnitt drei Tage pro Rechnung, wiederholte Abstimmungen und Wareneingangsfehler, die erst spät auffielen.
- System
- KI erfasst und prüft jede Rechnung, deterministischer Abgleich gegen Bestellungen und Wareneingänge, Abweichungen werden vor Zahlung an eine prüfende Person geleitet.
- Kontrollen
- Es wird nichts bezahlt ohne Abgleich oder namentliche Freigabe. Jede Abweichung enthält die zugrunde liegenden Nachweise.
- Ergebnis
- Von drei Tagen auf 15 Minuten, 94% automatisch. Das Finanzteam behält die Entscheidungshoheit über jede Ausnahme.
Im Detail
Wachstum verlangte nach mehr Rechnungen ohne mehr Personal
Ein Getränkehersteller gewann mehr Aufträge und bewegte mehr Volumen durch Produktion und Distribution. Dieses Wachstum schlug sich im Finanzbereich als steigender Stapel an Rechnungen nieder, die bearbeitet, abgeglichen und freigegeben werden mussten. Das Ziel war eindeutig: Die wachsende Zahl an Rechnungen sollte ohne zusätzliches Personal in Abgleich und Wareneingang bewältigt werden, ohne Kontrolle darüber zu verlieren, was bezahlt wurde und warum. Jeder zusätzliche Verarbeitungstag verzögerte das Reporting, verschlechterte die Sicht auf den Cash-Bestand und erschwerte eine souveräne Kommunikation mit Lieferanten. Die Chance war greifbar, aber der zugrunde liegende Betrieb stieß an seine Grenze.
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Manuelle Abgleiche und Papierwege stießen an ihre Grenze
Hinter dem Wachstum stand eine Finanzabteilung, die von einem langsamen, anfälligen Prozess belastet war. Jede Rechnung wurde manuell mit Bestellungen abgeglichen. Fehler im Wareneingang führten zu Nacharbeit. Papierunterlagen und verstreute Belege sorgten dafür, dass Mitarbeitende Tage damit verbrachten, die richtige Unterlage zu finden, um zu bestätigen, was tatsächlich bestellt, geliefert und berechnet worden war. Die Ausgangsleistung lag im Schnitt bei drei Tagen pro Rechnung, mit wiederholten Abstimmungen und verspätet entdeckten Wareneingangsfehlern. Das Team arbeitete hart, um Schritt zu halten, und jeder neue Lieferant oder jede zusätzliche Produktlinie erhöhte Volumen und Komplexität des Abgleichs. Das war der Deckel auf weiterem Wachstum.
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Ein verbundener Abgleich zwischen Rechnungen und Wareneingängen
SIEL arbeitete mit Finanz- und Operationsteams daran, den anfälligen manuellen Prozess in einen verbundenen, prüfbaren Workflow zu überführen. KI erfasst und prüft nun jede eingehende Rechnung. Das System führt deterministische Abgleiche gegen Bestellungen und Wareneingänge durch und nutzt dabei Daten, die das Unternehmen bereits vorhält, statt Mitarbeitende zum erneuten Eintippen zu zwingen. Wo ein klarer Treffer vorliegt, läuft die Rechnung ohne manuellen Kontrollaufwand in Richtung Zahlung. Wo Werte nicht zusammenpassen, wird die Rechnung mit den relevanten Nachweisen in eine Prüfwarteschlange geroutet, sodass eine Person die Entscheidung schnell und im Kontext treffen kann.
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Freigaben, Ausnahmen und Nachweise blieben beim Finanzteam
Die Kontrolle blieb beim Finanzteam. Nichts wird bezahlt ohne Treffer im Abgleich oder eine benannte Freigabe. Das System zeichnet auf, welche Regel oder Prüfung eine Rechnung durchlaufen hat und zu welchem Zeitpunkt. Jede Ausnahme trägt die dazugehörigen Nachweise, einschließlich der relevanten Teile aus Bestell- und Wareneingangshistorie. Prüfer sehen so, welche Felder die KI ausgelesen und wie sie diese verglichen hat. Menschen können dadurch mit Sicherheit übersteuern oder freigeben und eine Entscheidung bei Bedarf später begründen. Prüfbarkeit, Genehmigungsketten und Ausnahmeregelungen folgen der bestehenden Kompetenzordnung des Unternehmens, statt sie zu ersetzen.
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Verarbeitungszeit sank drastisch und Kapazität stieg
Sobald der verbundene Workflow im Einsatz war, änderte sich die Durchlaufzeit deutlich. Rechnungen, deren Prüfung zuvor im Schnitt etwa drei Tage dauerte, werden nun in rund fünfzehn Minuten durchlaufen. Das System gleicht 94 % der Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen ab. Das Finanzteam bearbeitet weiterhin die Ausnahmen, hat dabei aber bessere Informationen und deutlich weniger manuelle Einzelschritte. Das Unternehmen kann nun ein höheres Rechnungsvolumen bewältigen, ohne zusätzliches Personal für Abgleich und Wareneingang einzustellen, und behält trotzdem klare Zuständigkeiten für jede Ausnahme. Für einen vergleichbaren Hersteller mit steigenden Volumina zeigt dieses Beispiel, wie Kapazität für Wachstum in der Praxis entsteht.
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Festpreis, vereinbart bevor wir anfangen. Ein Senior Engineer antwortet innerhalb von zwei Werktagen.
