Alle cases / Productie
Vier Europese markten. Meerdere systemen. Eén operationele laag.
Bredent Medical draaide vier EU-markten op losstaande systemen. Orders met de hand ingevoerd, geen gezamenlijk beeld.
- Klant
- Bredent Medical
- Sector
- Zorg, commerciële operatie
Groeidoel
Vier Europese markten als één commerciële operatie aansturen, terwijl elke markt zijn eigen lokale systemen behoudt.
Operationele beperking
Orders, magazijnactiviteiten en rapportage vroegen in elke markt om handmatige afstemming tussen losstaande systemen.
Gemeten resultaat
60% minder handmatige invoer en voor het eerst een actueel operationeel beeld over alle vier de markten.
We draaiden vier markten op systemen die niet met elkaar praatten. SIEL heeft ze verbonden zonder iets te vervangen, en voor het eerst zien we alle vier in één beeld. De forecasting kwam daar bovenop.
Het volledige verhaal
- Startpunt
- Vier markten, elk op eigen systemen. Orders werden met de hand geplaatst en niemand had één overzicht van voorraad, orders en rapportages voor de hele groep.
- Systeem
- Eén integratielaag die Dynamics 365 en de oude systemen verbindt, met AI-vraagvoorspelling boven op de samengebrachte data.
- Borging
- Elke integratiestap wordt gelogd. Voorspellingen zijn voorstellen die planners beoordelen, geen orders die zichzelf plaatsen.
- Resultaat
- Handmatige invoer 60% omlaag. Een actueel commercieel beeld over de vier markten, en een manier om een markt toe te voegen zonder zijn systemen te vervangen.
In detail
Vier markten met één groeidoel
Bredent Medical zag duidelijke ruimte om in Europa te groeien. Het plan was eenvoudig te formuleren en lastig uit te voeren. Vier landen moesten als één commerciële organisatie gaan werken, terwijl elk land de lokale systemen behield die de teams kenden. Groei betekende meer orders, meer voorraadbewegingen en scherpere verwachtingen bij klinieken en distributeurs. De directie wilde sneller kunnen handelen op prijs, voorraad en productintroducties. Om dat met vertrouwen te doen, hadden ze een operationeel beeld nodig dat over alle vier de markten heen reikte en in de systemen keek waar het dagelijkse werk plaatsvond. De ambitie was regionaal, de middelen waren lokaal. In dat gat ontstond de wrijving.
Binnen ieder land deden de teams wat mogelijk was. Ze namen orders op, controleerden de voorraad en regelden verzendingen. Ze stelden rapportages samen en deelden updates. Het werk zorgde ervoor dat klanten beleverd bleven, maar het leunde op medewerkers die informatie handmatig aan elkaar knoopten. Iedere extra klant en elk nieuw product betekende meer afstemming. Dat was de grens waar het bedrijf als eerste tegenaan zou lopen. Om meer vraag te kunnen bedienen zonder voortdurend brandjes te moeten blussen, had Bredent Medical een manier nodig om de bestaande systemen te laten werken alsof het één platform was, niet vier losse omgevingen.
Handmatige afstemming als operationele grens
De operationele beperking was zichtbaar in alledaagse taken. Elke markt draaide eigen systemen, met eigen manieren om orders, voorraad en zendingen vast te leggen. Dynamics 365 maakte deel uit van het landschap, naast legacy-applicaties die stabiel en vertrouwd waren, maar op zichzelf stonden. Er was geen enkele plek waar iemand in één overzicht de actuele voorraad, openstaande orders en magazijnactiviteiten in alle vier de markten tegelijk kon zien. Als de klantvraag in het ene land verschoven was, merkten planners in een ander land dat pas als het zich uitte in een tekort of een spoedorder. Het bedrijf was afhankelijk van mensen die patronen herkenden over losse overzichten heen.
Orders werden vaak handmatig ingevoerd. Medewerkers tikten gegevens over van het ene systeem in het andere zodat magazijnen konden handelen en rapportages konden worden gemaakt. Magazijnteams wachtten op instructies per e-mail of spreadsheets. Commerciële leidinggevenden wachtten op week- of maandrapportages. Iedere wijziging in een productlijn of promotie verhoogde de hoeveelheid handwerk die nodig was om systemen gelijk te trekken. Het resultaat was een operatie die draaide, maar alleen door te leunen op ervaren medewerkers die per markt wisten hoe ze verschillen moesten wegwerken. Die ervaring was waardevol, maar niet te kopiëren om meer volume aan te kunnen.
Bestaande systemen verbinden tot één operationele laag
Bredent Medical had meer capaciteit nodig zonder systemen los te laten die hun werk deden. De rol van SIEL AI was om die systemen zo te koppelen dat ze als één operatie konden functioneren. De eerste stap was een integratielaag bouwen die Dynamics 365 verbond met de legacy-systemen in elke markt. Die laag werd de plek waar orders, voorraadbewegingen en andere belangrijke gebeurtenissen werden uitgewisseld en op elkaar afgestemd. In plaats van medewerkers die informatie overtikten, zorgde de integratie voor de gegevensuitwisseling tussen systemen. Lokale applicaties bleven staan, maar waren niet langer eilanden. Ze werden onderdeel van een bredere structuur die weerspiegelde hoe de commerciële operatie bedoeld was te werken.
Zodra de integratielaag een betrouwbaar beeld gaf van de activiteiten in de vier markten, gebruikten SIEL en Bredent Medical die gezamenlijke data voor betere planning. Boven op de gekoppelde systemen voegde SIEL AI-vraagvoorspelling toe. Het voorspellingssysteem nam de gecombineerde historie en actuele signalen uit alle markten op. Het leverde voorgestelde vraagplannen op die het gedrag over markten heen weerspiegelden, in plaats van vier gescheiden inschattingen. Planners zagen daarmee voorgestelde ordervolumes die al rekening hielden met trends en seizoenspatronen in de hele regio. De AI nam het zware werk van patroonherkenning over. Planners konden zich richten op beslissingen waar menselijk oordeel nodig bleef.
Mensen aan het stuur houden in een verbonden operatie
Voor Bredent Medical was beheersing net zo belangrijk als automatisering. Het bedrijf moest weten wat het geïntegreerde systeem deed, en mensen aan zet houden bij beslissingen die klanten en voorraad raakten. Elke stap in de nieuwe operationele laag wordt vastgelegd. Wanneer data vanuit een legacy-systeem naar Dynamics 365 of een andere applicatie gaat, wordt die beweging geregistreerd. Als een waarde wordt omgezet of anders wordt gerouteerd, laten de integratielogs zien wat er veranderde en waarom. Dat creëert een controleerbaar spoor dat operations- en IT-teams kunnen nalopen. Ziet iemand een onverwachte waarde in een rapport, dan kan die worden teruggezocht langs de stappen die eraan voorafgingen, over alle vier de markten heen.
De AI-vraagprognoses zijn suggesties, geen orders die zichzelf plaatsen. Het systeem genereert voorgestelde vraagcijfers en legt die ter beoordeling aan planners voor. Een planner kan een voorstel accepteren, aanpassen of afwijzen op basis van lokale kennis, leveranciersbeperkingen of aankomende promoties. De AI omzeilt menselijke goedkeuring niet, maar ondersteunt die. Deze opzet houdt het bedrijf aan het stuur van voorraad- en serviceniveaus. Tegelijk maakt het het eenvoudiger om de AI-modellen doorlopend te verfijnen, omdat er heldere terugkoppeling komt van planners over welke suggesties wel en niet werkten. Het bedrijf wint snelheid in prognoses zonder zeggenschap over beslissingen kwijt te raken.
Een regionaal beeld en ruimte om verder te groeien
Het resultaat is een commerciële operatie die meer vraag kan bedienen met minder wrijving. Handmatige invoer is met 60 procent gedaald. Medewerkers besteden minder tijd aan het intikken van orders in meerdere systemen en meer tijd aan klantvragen en uitzonderingen. Voor het eerst heeft Bredent Medical een realtime operationeel beeld over alle vier de Europese markten. De leiding kan actuele voorraad, openstaande orders en magazijnactiviteit op één plek zien, in plaats van het bij elkaar te zoeken uit losse rapportages. Dat ondersteunt snellere, beter onderbouwde beslissingen over waar voorraad te houden, hoe productintroducties te ondersteunen en wanneer bij te sturen op vraagverschuivingen.
De verbonden operationele laag verandert ook hoe het bedrijf naar groei kijkt. Als Bredent Medical een nieuwe markt wil toevoegen, hoeft die markt niet eerst op één wereldwijd systeem gestandaardiseerd te worden voordat die kan bijdragen aan het regionale beeld. De integratielaag biedt een manier om weer een nieuwe set lokale systemen op de bestaande operatie aan te sluiten. Dat behoudt lokale speelruimte en breidt de regionale afstemming uit. Voor een bedrijf in een vergelijkbare situatie is de les duidelijk. U kunt in meer markten actief worden en meer volume verwerken door de systemen die u al gebruikt te verbinden en daar intelligentie toe te voegen waar het echte beslissingen ondersteunt, in plaats van alles in één keer te vervangen.
Vaste prijs, afgesproken voordat we beginnen. Een senior engineer antwoordt binnen twee werkdagen.
